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ECM im Mittelstand
(2017)
Mit der ganzheitlichen Strategie des Enterprise Content Management (ECM) werden alle Dokumente eines Unternehmens verwaltet und organisiert. Durch den Einsatz geeigneter ECM Werkzeuge erhalten Unternehmen zum Beispiel Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, etwa zur revisionssicheren Archivierung. Damit können ECM-Lösungen einen maßgeblichen Beitrag zur Digitalisierung der Geschäfts- und Arbeitswelt im Sinne des »Digital Office« leisten.
Das Konzept des umfassenden ECM ist mittlerweile in großen Unternehmen etabliert. Wesentliche Treiber sind hier neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten und hohen Anforderungen an die Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten(Compliance) vor allem auch neue Formen der Zusammenarbeit in Teams sowie die Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen. Auch die voranschreitende Digitalisierung von Geschäftsmodellen benötigt eine komplett digitale Unterstützung, zum Beispiel die automatisierte Ablage und Weiterverarbeitung von Verträgen oder Bankgeschäften, die im Internet geschlossen werden. Um Medienbrüche zu vermeiden und damit ein Geschäftsvorfall schnell nach den Compliance-Gesichtspunkten verarbeitet werden kann, ist eine ECM-Strategie, die der Unternehmensstrategie folgt, angeraten.
Vor diesem Hintergrund bietet die Studie »ECM im Mittelstand 2017« anhand der Aussagen von über 600 mittelständischen Unternehmen eine Bestandsaufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand. Aufgrund vergleichbarer Fragestellungen sind in weiten Teilen Aussagen zur Entwicklung seit 2013 möglich, die auf entsprechenden Studienergebnissen aus einer Vorgängerstudie basieren.
Die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)/Enterprise Content Management Sytsems (ECM) besteht in einer sorgfältigen Analyse und Planung aller Einführungsaspekte. Die Zielsetzung, eine hohe Mitarbeiterakzeptanz und Stabilität des Systems auch in der Übergangsphase zu gewährleisten, sodass die Arbeits- und Auskunftsfähigkeit des Unternehmens nicht beeinträchtigt wird, ist nur durch ein professionelles Projektmanagement zu erreichen. Als unabhängiger Forschungsdienstleister bietet das FIR neben der Auswahl und Bewertung von Dokumentenmanagementsytemen auch eine systematische Unterstützung bei der Einführung von DMS/ECM an.
An den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) werden große Erwartungen hinsichtlich Kostenreduzierung und Qualitätssteigerung gestellt. Jedoch können bei einer fehlenden Bedürfnis-, Nutzen- oder Anforderungsanalyse die Zielvorstellungen oft nicht erreicht werden. Wird ein falsches System ausgewählt oder ein richtiges System falsch eingesetzt, kann das Resultat einer fehlenden Ausgangsanalyse oder eines mangelhaften Einführungsprozesses sein. Aus diesem Grund sollte vor der eigentlichen DMS-Einführung untersucht werden, ob der Einsatz eines DMS für ein Unternehmen sinnvoll ist und sich die Investition amortisiert.
Durch die wachsende digitale Informationsflut in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) gewinnt der Bereich der Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zunehmenden an Bedeutung. DMS unterstützen bei einer schnelleren und effizienteren Abwicklung von Geschäftsprozessen und sind Teil des weiter gefassten Enterprise Content Managements (ECM). Um von den Mehrwerten des Systems profitieren zu können, muss das System ohne Barrieren für jede Nutzergruppe bedienbar sein. Hierbei ist eine benutzerfreundliche Software und die damit verbundene Usability ein bedeutender Erfolgsfaktor. Ein System besitzt genau dann eine hohe Usability, wenn bereits das Design des Systems dem User klarmacht, wie er es zu nutzen hat. Durch die einfachere Handhabung des Systems beeinflusst die Usability eines DMS die Akzeptanz der DMS bei den Mitarbeitern maßgeblich.