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3PhasenKonzept DMS
(2009)
Viele Unternehmen haben erkannt, dass sie durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) ihre Wettbewerbsfähigkeit erheblich verbessern können. Die Identifikation eines auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens zugeschnittenen Systems stellt jedoch ein Unternehmen aufgrund der Unübersichtlichkeit des Marktes und der wenig konkreten und uneinheitlichen Begriffe im DMS-/ECM-Umfeld sowie der unscharfen Abgrenzung der Module und Einsatzformen vor eine komplexe Herausforderung. Als unabhängiger Forschungsdienstleister bietet das FIR eine hersteller- und produktneutrale Unterstützung bei der Auswahl, Planung und Implementierung von DMS-Anwendungen. Zur Anwendung kommt das am FIR entwickelte 3PhasenKonzept, das eine in der Praxis vielfach bewährte Vorgehensweise darstellt, die in der Vergangenheit insbesondere bei der ERP-Auswahl eingesetzt wurde.
An den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) werden große Erwartungen hinsichtlich Kostenreduzierung und Qualitätssteigerung gestellt. Jedoch können bei einer fehlenden Bedürfnis-, Nutzen- oder Anforderungsanalyse die Zielvorstellungen oft nicht erreicht werden. Wird ein falsches System ausgewählt oder ein richtiges System falsch eingesetzt, kann das Resultat einer fehlenden Ausgangsanalyse oder eines mangelhaften Einführungsprozesses sein. Aus diesem Grund sollte vor der eigentlichen DMS-Einführung untersucht werden, ob der Einsatz eines DMS für ein Unternehmen sinnvoll ist und sich die Investition amortisiert.